ЛукьянцевТри требования собственника
Повторяющиеся задачи, документ-гейт и светофор приоритетов он назвал на первой встрече. В тот же день они стали ядром системы.
КейсыАутсорс-бухгалтерияС июня 2026
CRM для бухгалтерии: задачи ставятся сами, закрыть их без документа нельзя.
Бухгалтерский аутсорс живет не сделками, а календарем: у каждого клиента свой набор отчетов, и каждый месяц он повторяется. Обычная CRM с воронкой продаж тут мешает. Собрал систему под этот процесс: шаблоны создают задачи сами, закрытие требует приложенного документа, а бухгалтер не видит контакты и деньги клиентов.
По договоренности компания не названа. На экранах демонстрационные данные, живых клиентов бухгалтерии на них нет.
Что это дает
- Сроки считает системаШаблоны создают задачи сами и сдвигают их с выходных и праздников
- Без документа не закрытьЗадача не закрывается, пока к ней не приложен файл
- База не уходит с сотрудникомБухгалтер видит только назначенных клиентов, без контактов и без денег
- Просрочка видна в реестреАбонплата начисляется по дню списания, долг виден сразу, без сверки в конце месяца
Коротко о системе
- ниша
- Аутсорс-бухгалтерия: сопровождение предпринимателей и юрлиц, регистрация бизнеса, продавцы на маркетплейсах.
- что собрано
- CRM на своем домене: реестр, карточка, шаблоны задач, платежи, права, уведомления, приложение на телефон.
- город
- Краснодар
- с какого времени
- С июня 2026, работает на реальной базе
- формат
- Этапы плюс ведение по обратной связи
- первый результат
- Работающее ядро в день встречи: 27 июня 2026
- справка
- 24 статьи внутри системы, команда разбирается сама
Система под календарь отчетности
Что закрытоЗдесь не продают, а обслуживают: клиент платит абонентскую плату, а взамен получает вовремя сданные отчеты. Значит, главное в системе не сделка, а повторяющаяся задача и документ, который ее закрывает.
Реестр вместо воронки
Клиенты разложены по категориям: ИП, ООО, НКО, регистрация. Поиск по названию и ИНН, канбан по статусу оплаты.
Никаких стадий сделки, которых в абонентском обслуживании нет. Видно, кто на обслуживании и кто просрочил платеж.
Карточка клиента как хаб
Реквизиты, абонплата, контакты, а справа лента: примечания, задачи, платежи, файлы одним потоком.
Вся история клиента на одном экране. Новый сотрудник поднимает контекст без расспросов.
Шаблоны задач
Конструктор без единой строки кода: по расписанию или по событию, повтор день, месяц, квартал, год, подстановка названия и ИНН клиента.
«Сдать НДС» и «собрать документы» появляются сами. Держать календарь отчетности в голове больше не нужно.
Перенос с праздников
Задачи по числу месяца сдвигаются на предыдущий рабочий день, если дата попала на выходной или праздник. Свои нерабочие дни отмечаются в календаре.
Задача не появляется 1 января и не теряется в майские: сроки считает система.
Документ-гейт и проверка
У задачи есть флаг «требовать документ»: без приложенного файла кнопка закрытия не работает. Плюс маршрут «на проверку» с возвратом и причиной.
Закрытых на словах задач не остается. У главбуха появился шаг приемки.
Светофор и канбан по срокам
Приоритеты: постоянный, текущий, срочный. Запрос налоговой всплывает поверх всего. Доска раскладывает задачи по срокам, перетаскивание меняет дедлайн.
Понятно, за что браться сейчас. Просроченное видно первым.
Абонплата и платежи
У клиента своя сумма, день списания и периодичность: месяц, квартал, год. Начисление идет само, пауза его останавливает, у каждого клиента видно накопленную сумму.
Начисления перестали жить в отдельной таблице. Просрочка видна в реестре сразу, без сверки в конце месяца.
Права и уведомления
Три роли, часть прав переключается администратором. Журнал входов и просмотров задач. Уведомления в мессенджер и на телефон, приложение ставится на рабочий стол.
База не уходит вместе с сотрудником. Собственник видит, кто работал, и получает уведомления, не открывая систему.
Как это выглядит
Данные на экранах демонстрационныеИюнь → сентябрь 2026: от встречи до реальной базы
Заказчик описал три вещи, которых ему не хватало в готовых CRM. Дальше система росла по его же вопросам: каждая правка отвечала на конкретную жалобу.
- 27 июня
Встреча и ядро в тот же день
За кофе он назвал три требования: повторяющиеся задачи под клиента, закрытие только с документом, приоритет-светофор для запросов налоговой. К вечеру все три работали.
Ядро за один день - Конец июня
Карточка клиента и деньги
Реестр превратился в карточку-хаб с лентой, задачами, платежами и файлами. Появились абонплата, периодичность и накопленная сумма по клиенту.
Карточка как хаб - 30 июня
Открыли доступ
Свой домен, вход по ролям, хранилище файлов, уведомления в мессенджер, установка на телефон и справка на 24 статьи. Замок закрытого показа снят.
24 статьи справки - Июль
Праздники, исполнители, доступы
Задачи научились сдвигаться с выходных и праздников, появился календарь со своими нерабочими днями. Права бухгалтера стали переключаемыми, а не зашитыми в код.
Сроки считает система - Июль
Проверка, доска, активность
Маршрут «на проверку» с возвратом и причиной, доска задач по срокам, журнал входов и просмотров задач: кто открывал задачу и когда.
Приемка вместо веры - Август
Архив и удаление
Появились мягкое удаление и настоящее: архивной карточке не капают задачи и не начисляется абонплата, а удаление требует ввести название компании.
Ошибку можно откатить - Сентябрь
Реальная база
Заказчик завел живых клиентов с абонплатой и первым днем списания. По его жалобам начисление стало мгновенным, добавились удаление платежа и корзина.
Система на боевых данных
Система собрана под процесс, который уже был
Готовые CRM сделаны под продажи: воронка, сделки, конверсия. В абонентском обслуживании этого нет, зато есть календарь отчетности и ответственность за документ. Поэтому система собрана под процесс бухгалтерии и дальше растет по обратной связи от людей, которые в ней работают каждый день.
Правки рождались из жалоб
Почти каждая доработка выросла из конкретного вопроса: «как удалить тестовую карточку», «не могу назначить исполнителя», «у клиента не проставился платеж».
Ведет команда, не программист
Шаблоны, права, календарь и карточки настраиваются в интерфейсе. Внутри справка на 24 статьи, свой поиск и подсказки по ролям.
Все остается у заказчика
Свой домен, свой сервер, своя база и хранилище файлов. Данные клиентов бухгалтерии не лежат в чужом сервисе.
Было и стало
| Было | Стало |
|---|---|
| База клиентов в таблице у главбуха | Реестр с категориями, поиск по названию и ИНН, карточка с историей и файлами |
| Календарь отчетности держали в голове | Шаблоны создают задачи сами и сдвигают их с выходных и праздников |
| Задачу можно было закрыть на словах | Задача не закрывается, пока к ней не приложен файл |
| Уход сотрудника унес бы контакты клиентов | Бухгалтер видит только назначенных клиентов, без контактов и без денег |
| Абонплата считалась руками в конце месяца | Начисление по дню списания само, период месяц, квартал или год, просрочка видна в реестре |
| Кто и когда что смотрел, неизвестно | Журнал входов и просмотров задач: видно, открывали задачу или нет |
01
Задача созданашаблоном по расписанию или руками из карточки клиента
02
В работеисполнитель видит срок и приоритет
03
Документ приложенбез файла кнопка «выполнить» не работает
04
На проверкеглавбух принимает или возвращает с причиной
05
Закрытадокумент остается в карточке клиента
Три решения против привычной CRM
Без воронки продаж
Категории клиента вместо стадий сделки. Главный экран — реестр, где сразу видно абонплату и статус оплаты.
Клиент здесь не «движется по воронке», он либо на обслуживании, либо нет. Стадии продаж в такой модели заполняются формально и через месяц перестают отражать что-либо.
Документ важнее отметки
У задачи есть флаг «требовать документ». Пока файл не приложен, закрыть задачу нельзя технически.
В бухгалтерии работу доказывает сданный отчет. Это было первым требованием собственника, и оно стало правилом системы, которое нельзя обойти по договоренности.
База не уходит с сотрудником
Бухгалтер видит только назначенных ему клиентов и не видит контактов и денег. Часть прав администратор включает сам, без программиста.
Главный страх владельца аутсорса: сотрудник уходит и уводит клиентов. Права здесь не украшение, а защита бизнеса.
Для тех, кто обслуживает клиентов по абонплате
Бухгалтерия, юристы, IT-аутсорс, управляющие компании, сервис оборудования: везде, где клиент платит помесячно, а работа состоит из повторяющихся обязательств с документом на выходе. Начинаю с разбора: смотрю, как вы ведете клиентов и сроки сейчас и что теряется.
- Разговор: как устроено обслуживание, какие обязательства повторяются.
- Разбор: где ведете клиентов и сроки, что закрывается на словах.
- Первый этап с объемом и ценой, предоплата за этап.
- Сборка и показ: работаете в системе на своих данных.
- Ведение помесячно: дорабатываю по обратной связи вашей команды.